Met ingang van 1 januari 2012 zijn een aantal regels in verband met het opbouwen en opnemen van vakantiedagen veranderd. Hieronder zal worden ingegaan op de twee meest in het oog springende wijzigingen.
De wijzigingen
De eerste wijziging heeft betrekking op het opbouwen van vakantiedagen tijdens ziekte. Tot 1 januari 2012 was het zo geregeld dat een werknemer die volledig arbeidsongeschikt was alleen vakantiedagen opbouwde gedurende de laatste zes maanden van zijn arbeidsongeschiktheid. Een werknemer die gedeeltelijk arbeidsongeschikt was bouwde naar evenredigheid van zijn arbeidsgeschiktheid vakantiedagen op. Sinds 1 januari 2012 bouwt een arbeidsongeschikte werknemer over de periode van zijn arbeidsongeschiktheid op dezelfde wijze vakantiedagen op als een arbeidsgeschikte werknemer. Een voorbeeld. Werknemer A is vanaf 1 januari 2012 tot en met 29 februari 2012 volledig arbeidsongeschikt. Vanaf 1 maart 2012 is hij nog slechts voor 50 % arbeidsongeschikt. Op 1 maart 2012 hervat hij gedeeltelijk zijn werkzaamheden. Op 10 maart 2012 dient hij een verzoek in om een week op skivakantie te gaan. Op basis van de oude regelgeving konden hierdoor discussies ontstaan. Kon een gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer wel op vakantie? Belemmerde dat niet zijn herstel? Moest hij tijdens die vakantie vakantiedagen opnemen? Of kon hij gaan skiën zonder dat hij hiervoor vakantiedagen hoefde aan te wenden? In de praktijk leidde dit tot veel discussies. Aan deze situatie is nu een einde gekomen. Een geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer bouwt vanaf 1 januari 2012 op dezelfde wijze als een arbeidsgeschikte werknemer vakantiedagen op. Indien deze werknemer tijdens zijn arbeidsongeschiktheid vakantiedagen wil opnemen, worden die dagen van zijn vakantiesaldo afgeboekt.
De tweede wijziging heeft betrekking op de verjarings- en vervaltermijnen van de opgebouwde vakantiedagen. In verband met het kunnen sparen van dagen voor bijzondere situaties (zorg, studie, sabbatical) was de verjaringstermijn voor (wettelijk en bovenwettelijk) opgebouwde vakantiedagen vijf jaar. Dit is veranderd met ingang van 1 januari 2012. De aanspraak op vanaf 1 januari 2012 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven, tenzij de werknemer tot aan dit tijdstip niet in staat is geweest om de vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld in de situatie dat de werknemer in 2012 zodanig arbeidsongeschikt is geweest dat hij geen vakantiedagen heeft kunnen opnemen). Voor vanaf 1 januari 2012 opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen blijft de verjaringstermijn van vijf jaar van toepassing.
Een (hypothetisch) praktijkgeval
op 31 december 2012 heeft een werknemer nog 10 dagen over uit 2010 en 2011. In 2012 bouwt deze werknemer 20 wettelijke en 5 bovenwettelijke vakantiedagen op. In 2012 neemt deze werknemer 15 vakantiedagen op. Hoe dient deze werkgever de vakantiedagen op 1 juli 2013 af te boeken? De vakantiedagen die als eerste verloren gaan zijn de in 2012 opgebouwde wettelijke vakantiedagen. Deze vervallen namelijk per 1 juli 2013. De vakantiedagen die voor 1 januari 2012 zijn opgebouwd verjaren na vijf jaren, dus pas in respectievelijk 2015/2016. De opgenomen 15 vakantiedagen dienen dus eerst afgeboekt worden van de in 2012 opgebouwde wettelijke vakantiedagen. Indien de werknemer verder geen vakantie heeft opgenomen, betekent dit dat op 1 juli 2013 de resterende vijf wettelijke vakantiedagen uit 2012 verjaren. Het bovenstaande geval is nog redelijk simpel. Het kan ingewikkelder worden indien een werknemer nog vakantiedagen uit 2007 over heeft, welke op 1 januari 2013 verjaren.
Praktische tips
Met name de tweede wijziging zal ervoor zorgen dat op de werkgever een grote(re) administratieve last komt te rusten. Met de volgende stappen kan de werkgever de vakantie administratie beter bijhouden.
Daniel de Vries